Un paio di anni fa partecipai a una formazione di circa due ore. Uno di quei momenti in cui il linguaggio semplice dovrebbe aiutarti a capire uno strumento, seguirne la logica, portarti a casa qualche indicazione pratica e magari usarlo davvero nei giorni successivi.
Dopo le presentazioni iniziali, il relatore esordì con una frase che ricordo ancora quasi parola per parola:
“Lo strumento che vedremo oggi ha l’obiettivo di pianificare su base trimestrale le nostre risorse billable per delivery unit, curando il giusto mix tra assunzioni, near shoring, controllando il pyramid mix, l’utilisation rate e lo scheduling, che è un’attività realignment quotidiana direi.”
Il mio cervello si è spento subito dopo.
E non è una battuta.
Da quel momento, la mia attenzione iniziò a scivolare altrove.
Non perché l’argomento non fosse importante. Non perché la formazione fosse inutile. Non perché conoscessi già lo strumento o non avessi interesse a capirlo.
Il problema era un altro.
In quella frase c’era una quantità di inglesismi, tecnicismi e concetti dati per scontati tale da alzare inutilmente la fatica di comprensione. Il contenuto, rileggendolo a freddo, non era nemmeno impossibile. Il punto è che, detto a voce all’inizio di una sessione formativa, presupponeva una confidenza con il gergo aziendale che non tutti potevano avere nello stesso modo.
E quando una persona deve spendere troppe energie per decifrare il linguaggio, gliene restano poche per capire il contenuto.
Il linguaggio semplice non è un dettaglio di stile.
È una responsabilità di chi comunica.
Quando una frase spegne l’attenzione.
In una formazione, in una riunione o in una comunicazione interna, le prime frasi contano moltissimo.
Servono a orientare chi ascolta. Devono dire dove stiamo andando, perché l’argomento è importante e quale beneficio pratico può aspettarsi chi partecipa. Se invece aprono subito con una sequenza di termini tecnici, sigle e parole inglesi usate senza reale necessità, producono l’effetto opposto: chi ascolta si mette sulla difensiva.
Non sempre se ne accorge. Semplicemente, inizia a perdere pezzi.
Una parola la capisce. La seconda forse. La terza la intuisce dal contesto. Alla quarta inizia a ricostruire. Alla quinta si domanda se il problema sia suo. Alla sesta ha già smesso di seguire davvero.
Questo è il punto: la complessità linguistica non necessaria aumenta il costo dell’attenzione.
Durante quella formazione, il relatore continuò con altre frasi dello stesso tipo.
“Abbiamo utilizzato i ricavi seguendo una risalita organizzativa HR per fare un planning di effectives necessari rispetto al budget di fiscal year 24.”
Oppure:
“È un esercizio macro a inizio anno, poi by the way che i vari quarter ci daranno dei valori in reforecast differenti verrà fatto appunto un riposizionamento e un replanning ogni quarter.”
Frasi di questo tipo non sono solo brutte da ascoltare.
Sono faticose.
Richiedono a chi ascolta di tradurre continuamente. Non basta comprendere il messaggio: bisogna prima decodificare il codice. E se quella traduzione mentale diventa troppo pesante, l’attenzione si spezza.
Alla fine della formazione mi confrontai con altri partecipanti. Alcuni avevano molta più esperienza manageriale di me. Volevo capire se il problema fosse soltanto mio e legato alla minore familiarità con certi temi.
Il risultato fu piuttosto chiaro.
Anche loro avevano capito poco. Alcuni quasi nulla. Più di una persona ammise di essersi dedicata ad altre attività durante la formazione, proprio perché non riusciva a seguire davvero il filo del discorso.
La cosa interessante è che nessuno stava dicendo che il contenuto fosse impossibile. Anzi, la sensazione condivisa era quasi opposta: probabilmente, una volta spiegato bene, il funzionamento dello strumento sarebbe stato anche intuitivo. Il problema non era la complessità reale dell’argomento.
Era la complessità con cui era stato presentato.
Ed è qui che il linguaggio semplice diventa decisivo: non elimina la difficoltà di un tema, ma evita di aggiungerne altra senza motivo.
Il problema non è usare una parola inglese. In molti contesti professionali alcuni termini sono entrati nell’uso comune e, a volte, sono persino più precisi del corrispettivo italiano. Il problema nasce quando il linguaggio tecnico non serve più a essere accurati, ma a mantenere una distanza.
A quel punto, chi parla non sta semplificando il lavoro di chi ascolta.
Lo sta scaricando su di lui.
Il problema non è il linguaggio tecnico, ma usarlo senza necessità.
Ogni mestiere ha il proprio linguaggio.
È normale.
In un contesto tecnico, operativo o manageriale, alcuni termini servono davvero. Permettono di essere precisi, ridurre ambiguità e comunicare rapidamente con persone che condividono lo stesso livello di conoscenza.
Il linguaggio specialistico, quindi, non è il nemico.
Il problema nasce quando viene usato davanti a persone che non hanno ancora gli strumenti per interpretarlo, oppure quando viene inserito anche dove non aggiunge precisione.
In quel caso non chiarisce. Complica.
Se durante una formazione parlo di “risorse billable”, “pyramid mix”, “utilization rate”, “near shoring”, “reforecast”, “quarter”, “replanning” e “realignment”, sto forse usando parole comprensibili per chi vive ogni giorno dentro quel modello organizzativo. Ma se la sala è composta da persone con ruoli diversi, seniority diversa, esposizione diversa e familiarità diversa con quei concetti, quella scelta comunicativa diventa fragile.
Non sto più formando.
Sto selezionando chi riesce a starmi dietro.
Questa è una distinzione importante.
La comunicazione professionale non dovrebbe servire a dimostrare che so usare il gergo del mio settore. Dovrebbe servire a trasferire un contenuto in modo che l’altra persona possa farne qualcosa.
La competenza non si misura dalla quantità di parole tecniche che riesco a inserire in una frase. Si misura anche, e soprattutto, dalla capacità di scegliere quali parole servono davvero e quali invece stanno solo creando rumore.
Un termine tecnico va usato quando è necessario, quando non esiste una traduzione altrettanto precisa o quando il pubblico lo conosce già. In tutti gli altri casi, prima di usarlo bisognerebbe chiedersi una cosa semplice: questa parola aiuta chi ascolta a capire meglio, oppure serve solo a far sembrare più sofisticato ciò che sto dicendo?
La risposta, spesso, è scomoda.
Perché il linguaggio semplice costringe chi comunica a fare una scelta di responsabilità: togliere ciò che non serve, spiegare ciò che è necessario e rinunciare alla protezione apparente del gergo.
La semplicità non abbassa il livello: lo rende accessibile.
La frase iniziale di quella formazione poteva essere detta in modo diverso.
Per esempio:
“Lo strumento che vedremo oggi serve ad aiutarvi a pianificare, ogni tre mesi, le risorse che gestite. Vi permetterà di tenere sotto controllo le persone interne che producono un costo, le risorse esterne che collaborano con noi e l’eventuale necessità di nuove assunzioni. È un’attività da monitorare con continuità, perché l’obiettivo è avere persone impegnate su attività conosciute, senza sprechi e senza vuoti di pianificazione.”
Il messaggio non cambia.
Cambia l’intenzione.
Nel primo caso, la frase sembra costruita per dimostrare competenza sul tema. Nel secondo, per trasferirla.
Questa differenza è enorme.
Spesso si teme che semplificare significhi banalizzare. Come se rendere un concetto comprensibile lo impoverisse. In realtà, quasi sempre accade il contrario: semplificare bene richiede più competenza, non meno.
Per spiegare un tema complesso in modo semplice bisogna averlo capito davvero.
Bisogna sapere quali elementi sono essenziali, quali sono accessori, quali parole possono essere sostituite, quali passaggi vanno accompagnati e quali esempi possono aiutare chi ascolta a costruire un’immagine mentale corretta.
Chi conosce poco un argomento spesso si aggrappa alle parole tecniche perché non sa cosa può togliere. Chi lo conosce bene riesce a distinguere la struttura dal rivestimento.
Quando parliamo di sport, diciamo spesso che un atleta è talmente bravo da far sembrare semplici cose difficilissime. Guardi una gara di MotoGP in televisione e vedi piloti entrare in curva a velocità assurde, sfiorare l’asfalto, riaprire il gas e superare i trecento chilometri orari. Da fuori sembra quasi naturale.
Poi sali su una moto e capisci che è difficile anche solo partire, frenare bene, piegare senza irrigidirti e mantenere controllo.
La semplicità visibile è spesso il risultato di una competenza enorme.
Vale anche nella comunicazione.
Chi usa un linguaggio semplice non sta abbassando il livello.
Sta facendo il lavoro più difficile: rendere accessibile ciò che sa.
Parlare difficile spesso serve a chi parla.
C’è una forma di linguaggio complicato che non nasce dalla necessità tecnica.
Nasce dal bisogno di posizionarsi.
Si usano parole complesse, inglesismi, sigle e costruzioni ridondanti perché danno l’impressione di appartenere a un certo livello professionale. Fanno sembrare la comunicazione più importante, più manageriale, più sofisticata.
Almeno in apparenza.
Il problema è che chi ascolta non sempre vive quella complessità come autorevolezza. Spesso la vive come distanza. A volte come confusione. Nei casi peggiori, come mancanza di rispetto per il suo tempo.
Durante quella formazione, a un certo punto venne detta una frase che ancora oggi mi torna in mente:
“Qui abbiamo le numeriche dei billable, perché questo esercizio coprirà la componente billable, quindi tutto quello che è non billable viene discusso direttamente con il team HR. Questa componente di scheduling & planning riguarda la parte billable sui progetti. Quindi tutti i profili sales e similari sono esclusi.”
Ancora oggi, rileggendola, mi chiedo cosa si volesse davvero dire.
Probabilmente il messaggio era semplice: lo strumento riguardava solo alcune risorse e ne escludeva altre. Ma la formulazione era talmente ridondante da rendere opaco anche un concetto elementare.
Questo è uno dei rischi maggiori: quando parliamo difficile, possiamo illuderci di essere più precisi, mentre stiamo solo diventando meno chiari.
Nel lavoro, soprattutto quando gestiamo persone, progetti, servizi o clienti, la chiarezza non è un optional. È parte della responsabilità del ruolo.
Un manager che comunica in modo poco chiaro crea dipendenza. Le persone devono chiedere spiegazioni, interpretare, ricostruire, farsi aiutare da altri, cercare di capire cosa sia stato davvero deciso. Questo genera lentezza, errori e frustrazione.
Un formatore che comunica in modo poco chiaro riduce l’apprendimento.
Un referente che comunica in modo poco chiaro aumenta il rischio operativo.
Un leader che comunica in modo poco chiaro perde credibilità.
La domanda, quindi, non è: “Questa frase è tecnicamente corretta?”
La domanda è: “Chi ascolta può usarla?”
Perché una comunicazione corretta ma inutilizzabile resta una comunicazione debole. E senza linguaggio semplice, anche un contenuto valido può diventare qualcosa che le persone abbandonano prima ancora di capirlo.
Il linguaggio semplice riduce fatica, errori e distanza.
Usare un linguaggio semplice produce effetti molto concreti.
Il primo è l’accessibilità. Non tutti hanno lo stesso livello di conoscenza, la stessa anzianità professionale, la stessa familiarità con il gergo aziendale o la stessa esposizione a determinati processi. Parlare in modo chiaro permette a più persone di entrare nella conversazione, senza sentirsi fuori posto.
Il secondo effetto è la riduzione degli errori.
Quando una comunicazione è ambigua, troppo tecnica o piena di passaggi impliciti, aumenta la probabilità che qualcuno capisca male. E nel lavoro quotidiano un fraintendimento non resta quasi mai confinato alla comunicazione. Diventa attività svolta nel modo sbagliato, tempo perso, aspettative disallineate, decisioni deboli.
Il terzo effetto riguarda il coinvolgimento.
Le persone seguono di più quando capiscono. Partecipano di più quando sentono di poter contribuire. Fanno domande migliori quando non devono usare tutta l’energia per decifrare il vocabolario. Al contrario, quando il linguaggio diventa una barriera, molti smettono semplicemente di intervenire.
Non sempre perché non hanno nulla da dire. Spesso perché non vogliono esporsi o hanno perso interesse.
C’è poi un tema di rispetto.
Parlare semplice non significa trattare gli altri come se non fossero capaci. Significa non costringerli a compiere uno sforzo inutile per raggiungere un contenuto che poteva essere reso più chiaro.
Una buona comunicazione professionale non deve impressionare.
Deve permettere alle persone di orientarsi.
Questo vale in una formazione, in una riunione, in una presentazione, in una e-mail, in un documento operativo, in un feedback al team o in una comunicazione verso il cliente.
La semplicità non elimina la complessità del lavoro.
La governa.
E quando la complessità viene governata bene, le persone possono concentrarsi sul problema reale invece che sulla fatica di capire le parole usate per descriverlo.
La regola KISS: se non si capisce, non funziona.
Esiste una regola molto nota nella comunicazione: KISS.
Keep It Simple and Short.
Rendilo semplice e breve.
Come tutte le formule, va presa con intelligenza. Non significa ridurre ogni comunicazione a frasi banali, né eliminare profondità, sfumature o precisione. Significa evitare tutto ciò che appesantisce il messaggio senza aggiungere valore.
Una presentazione può essere ricca e semplice allo stesso tempo.
Una formazione può essere tecnica e comprensibile.
Una comunicazione manageriale può essere sintetica senza diventare superficiale.
Il punto è scegliere cosa deve restare nella testa di chi ascolta.
Un buon comunicatore non scarica tutto sul pubblico. Seleziona, ordina, collega, spiega. Distingue il messaggio principale dai dettagli secondari. Usa esempi quando un concetto rischia di restare astratto. Evita ridondanze, acronimi inutili e parole che creano più distanza che precisione.
Soprattutto, si chiede continuamente se ciò che sta dicendo stia aiutando davvero l’altro a capire.
Questa domanda è più importante di quanto sembri.
Perché molte comunicazioni falliscono non per mancanza di contenuto, ma per mancanza di progettazione.
Chi parla conosce il tema, quindi dà per scontati passaggi che per gli altri non lo sono. Usa abbreviazioni che per lui sono ovvie. Salta collegamenti logici. Mette troppi concetti nella stessa frase. Presume che il pubblico abbia lo stesso contesto, la stessa memoria, la stessa urgenza, lo stesso lessico.
Ma comunicare non significa trasferire il proprio pensiero così com’è.
Significa renderlo attraversabile da qualcun altro.
E se l’altro non riesce ad attraversarlo, il problema non è sempre suo.
Spesso è nostro.
Il linguaggio semplice serve proprio a questo: costruire un ponte tra ciò che sappiamo e ciò che l’altra persona deve poter comprendere, usare e ricordare.
La vera competenza rende semplice ciò che è complesso.
Da quella formazione non mi è rimasto molto sullo strumento. Anzi, credo di non averlo mai utilizzato.
Mi è rimasta, però, una lezione molto più utile: il linguaggio può aprire o chiudere l’accesso alla conoscenza.
Può far sentire le persone incluse o tagliate fuori. Può aumentare attenzione o spegnerla. Può rendere un concetto utilizzabile o trasformarlo in una sequenza di parole che ognuno interpreta come può.
Nel people management questo tema è centrale.
Chi guida persone non comunica solo per informare. Comunica per orientare, motivare, correggere, formare, chiarire priorità, spiegare decisioni, ridurre ambiguità e creare responsabilità condivisa.
Se il linguaggio è confuso, tutto questo diventa più difficile.
Un team non ha bisogno di manager che parlino in modo complicato per sembrare più autorevoli. Ha bisogno di persone capaci di rendere chiaro cosa conta, cosa cambia, cosa ci si aspetta, cosa va fatto e perché.
Questo non significa eliminare ogni termine tecnico.
Significa usarlo quando serve, spiegarlo quando è necessario e sostituirlo quando aggiunge solo complessità.
La vera competenza non ha paura del linguaggio semplice e accessibile a tutti.
Al contrario, lo cerca.
Perché parlare difficile può farci sembrare competenti per qualche minuto. Parlare semplice permette agli altri di usare davvero quello che sappiamo.
E alla fine è lì che si vede il valore della comunicazione.
Non in quanto sia sofisticata. Ma in quanto aiuta qualcuno a capire, decidere e agire meglio.
